Producciones R: Una noche perdí 15 mil dólares

Una noche perdí 15 mil dólares

Y te cuento la historia

“Las medallas se ganan en los entrenamientos, uno va a las competencias para recogerlas”.

Una frase del mundo de los deportes que también es aplicable en el negocio de los eventos. Si el promotor no hizo bien las cosas desde el día 1, lo más probable es que llegue al evento sin chances de recoger la medalla de la rentabilidad.

Negociar el caché del show para que ganen ambas partes, elegir el venue adecuado para la cantidad de público, cumplir con el rider técnico con el menor costo de producción posible, tener los permisos municipales, hacer giras de prensa, anunciar el show con tiempo suficiente, gestionar las visas laborales de los músicos y crew, fijar costo de entradas a precios adecuados, cerrar auspicios, conseguir pasajes para el show a buen precio, invertir en publicidad adecuadamente, limitar las entradas de gentileza, pagar los impuestos correspondientes, cerrar con bandas locales para abrir el show. Los promotores de eventos no pueden fallar si pretenden ganar en un show, y pueden perder igual por un sin fin de factores.

Tormenta en el concierto suspendido de Scorpions
en el Jockey Club de Asunción, septiembre 2012.
Foto: ABC Color

Bueno, contá la historia

Pero antes un poco de background

Era junio del 2014 y yo acababa de lanzar Random Sounds, una empresa de distribución digital de música que tuvo mucha repercusión en la prensa local. 18 años y con una empresa que empezaba a facturar… me sentía inocentemente capaz de cualquier cosa.

A eso hay que sumarle que venía trabajando en producción de conciertos internacionales desde hace 2 años, en shows como KISS, Garbage, Elton John, Slash, Korn, Sean Paul, Taio Cruz, Martin Solveig, Dimitri Vegas. Mi ego estaba por el cielo.

Una ilustración de hasta dónde llegaba mi ego.
Foto del evento de lanzamiento de Random Sounds.

En medio de toda esa situación, me llama un amigo con el que ya había hecho negocios. Me dice que venía negociando una fecha en Asunción con una banda uruguaya y sabía que me iba a interesar entrar al negocio.

Un año atrás yo había hecho una lista de artistas sudamericanos que iban a generar gran rentabilidad en Paraguay y no debían ser tan caras:

La Vela Puerca
Las Pastillas del Abuelo
No Te Va Gustar
El Cuarteto de Nos

Ahora sí, la historia

Detallada según mi memoria lo permite

Tres de las cuatro bandas de mi lista ya habían pisado el país desde que la escribí, solo faltaba El Cuarteto de Nos… justamente la banda que él estaba negociando.

Le digo a este amigo que me interesa el negocio y nos pusimos a hacer números con mucha emoción. Íbamos a hacer el show entre 3 inversores, la expectativa de ganancia era de 10 mil dólares para cada uno con un sold out. Incluso hablamos con la banda la posibilidad de negociar una segunda fecha al día siguiente a un menor costo.

Lo que en ese momento no tuvimos en cuenta fue que ninguno de los 3 tenía toda la plata necesaria para invertir en el show. Todos teníamos plata suficiente para pagar el caché de la banda… monto que apenas equivale a 1/3 de todos los gastos del show.

Primer flyer del concierto. Muy feo.
Después fueron mejorando.

La fecha inicial del concierto era el sábado 15 de noviembre de 2014. Hicimos el anuncio el 5 de septiembre, teníamos un poco más de 2 meses para vender 1000 entradas… “pan comido” — pensábamos.

Para la promoción del concierto nos basamos principalmente en prensa gratuita y publicidad en redes sociales, nuestra inversión era igual de baja que el movimiento de la ticketera. Así fueron pasando las semanas, cada vez más desesperados de concretar un auspicio importante.

El miércoles 22 de octubre del 2014 tuve una reunión informal con el director de eventos de una multinacional cervecera que me prometió la inversión de quince mil dólares para entrar como presentadores del evento. El problema era que estábamos demasiado cerca de la fecha y tendríamos que postergarlo para el año siguiente. En ese momento teníamos menos de 150 entradas anticipadas vendidas y sin auspicios.

Esa promesa de auspicio fue suficiente para pelearnos con la mánager de la banda durante 13 intensas horas de mails y llamadas internacionales para postergar la fecha. Incluso pensamos en que vaya alguno de los socios a Montevideo para negociar en persona. Al final logramos convencer a la mánager con las siguientes condiciones:

En el anuncio teníamos que aclarar que era 100% responsabilidad de la producción y no de la banda.
Había que elegir una nueva fecha para el show en el día.
Quienes ya compraron las entradas tenían que tener la posibilidad de requerir su dinero.

Así lo hicimos. La gente no estuvo feliz con la postergación al 4 de abril del 2015.

Se calmó la tormenta de los enojos de la gente solo para dar lugar a una peor catástrofe: el auspicio prometido jamás llego. Pasaron las semanas sin que esta marca marca responda pese a la insistencia. La desesperación nos había hecho confiar ciegamente en una oferta de palabra, sin siquiera un mail de garantía.

Cerramos una alianza con el bar céntrico Rockero Popurrí Nocturno para la venta de camarotes y hacer un after party del concierto con sus DJs, lo cual ayudó principalmente para la publicidad del evento, ya que el contador de tickets vendidos se seguía moviendo poco y nada.

Uno de los socios consiguió un auspicio de última hora con Miller Lite. Nos dieron muchas cajas de cerveza que sirvieron para crear varias camas en la oficina de Random Sounds y obviamente venderlas en el concierto. Fue el único apoyo económico que recibimos de una marca para el evento.

Desde Uruguay vino mi banda favorita del continente
a celebrar el primer aniversario de @randomsounds_.
Si me decías hace un año que iba a vivir esto, no te creía ni cagando 😭❤

La banda llegó el viernes al Aeropuerto Silvio Petirossi y un puñado de fans fue a recibirlos al aeropuerto. La complicación que nos generó conseguirles un lugar abierto para comer fue una cosa de locos. Llamadas desesperadas nos consiguieron una reserva en un restaurant del centro de Asunción. Compartí un almuerzo con mi banda favorita de Latinoamérica mientras me moría por dentro por la angustia del concierto.

Esa noche, el Hard Rock Café Asunción nos invitó unas picadas y cervezas, fuimos de nuevo con toda la banda. Algunos fans (y yo) aprovechamos para sacarnos fotos con nuestros ídolos.

Llegó el sábado 4 de abril con un montón de problemas consigo. El trabajo de ese día arrancó a las 7 am con el montaje del escenario y siguió de corrido por 23 horas. Hotel, oficina, aeropuerto, radio, venue, tráfico, prueba de sonido, Municipalidad, cantina, vallados, acreditaciones, APA, boletería, catering… todo fue un dolor de cabeza ese día.

Dimos puertas a las 22 horas e ingresaron las más de 250 personas que estaban esperando afuera. A las 22:15 subieron al escenario Los Chamos del Momento. A las 23 subieron al escenario Bohemia Urbana. Las bandas soporte dieron grandes shows y nos dieron una mano cuando más los necesitamos.

El Cuarteto de Nos en vivo en Asunción. Foto: Majo Gicard

Puntualmente a medianoche subió El Cuarteto de Nos al escenario. Repasaron su discografía en un show que lastimosamente vi por partes en mis descansos de apagar incendios, pero me di el lujo de llorar como correspondía en el tema final del show: Me Amo. Con esta canción había conocido a la banda en el 2008, cuando no tenía idea de lo que iba a pasar 7 años después.

El Cuarteto de Nos tocando “Me Amo” en vivo en Asunción.

Video: Marce Elizeche.

Última Hora, ABC Color y Rock en Paraguay son algunos de los medios que dejaron sus reseñas del show, así que para leer más detalles del show recomiendo leer a los periodistas que puedieron disfrutarlo por completo.

Bajaron del escenario a las 2 am, salieron para el hotel 30 minutos después y para esa hora el venue ya estaba prácticamente despejado.

Estábamos tan mal de presupuesto que no teníamos para pagar a las limpiadoras, así que lo hicimos nosotros. El primer trabajador de Random Sounds, Andres, fue un apoyo vital esa noche. Terminamos de cargar las botellas de cerveza que sobraron a mi camioneta y la de los otros socios a las 5 am. Llegamos a casa a las 5:30.

Dormí.

Hasta que tuve que levantarme con la peor resaca emocional de mi vida para pagar parte del caché de la banda que faltaba. Hice esto con plata prestada de mi papá, mi mamá y mi mejor amigo, a quienes nunca voy a terminar de agradecer por el apoyo.

La banda volvió esa noche a Montevideo y no pude ir a despedirlos.

Observación: No se imaginan la cantidad de problemas y sufrimientos previos y posteriores al concierto que estoy omitiendo en esta publicación.

Ganancia: USD -15,007.47

Celda C42 de la planilla “Balance Cuarteto de Nos 2015.xlsx”

Nuestros egresos fueron casi el doble que nuestros ingresos. Eso significa que perdimos guita de lo lindo. Y no sólo perdimos guita, sino que perdimos guita que no teníamos, que es mucho peor.

Cuando invertís en un show con plata que no tenés, lo hacés pensando en que la vas a recuperar en las entradas vendidas el día del show. Cuando no la recuperás, tenés que sacar un préstamo para cubrir esa deuda. Como el préstamo que voy a terminar de pagar 379 días después del concierto, el 17 de abril del 2016.

Lo que salió mal

Spoiler: más errores que aciertos

Cometimos un montón de pequeños errores a causa de nuestra baja experiencia como promotores y nuestra desesperación por el cortísimo presupuesto, pero los dos errores realmente graves que cometimos fueron:

1 - El peor sábado del año

Ante la desesperación de cambiar la fecha aceptamos hacer el concierto el primer sábado de abril. Agarrar el primer sábado de un mes es clave, la gente acaba de cobrar y tiene plata para gastar.

Lo que no previmos es que el sábado 4 de abril del 2015 era sábado santo. El 89% de la población paraguaya es católica, porcentaje que convierte a Paraguay en el país más católico de Latinoamérica. En Semana Santa nadie se queda en Asunción, todo el mundo aprovecha los 4 o 5 días de descanso para pegarse una escapada por el interior del país.

2 - La (falta de) publicidad

Estábamos tan cortos de presupuesto para las cosas vitales de la producción, que ignoramos a Henry Ford y gastamos prácticamente nada en publicidad.

“Dejar de hacer publicidad para ahorrar dinero es como parar el reloj para ahorrar tiempo” — Henry Ford

Tuvimos spots de radio por 30 días en la Rock & Pop, contadísimas pautas en Facebook y un spot de TV que recibimos de gentileza en HEi Música por 10 días. Nuestra inversión en publicidad no pasó los 1000 USD.

Sigo creyendo que si no cometíamos esos dos errores y eligiendo un mejor venue, ganábamos y bien.

La moraleja

El negocio de los eventos es tan atractivo como peligroso

Recibir un golpe así de fuerte te enseña un montón de cosas, un montón. Puedo hacer una lista de las decisiones equivocadas que tomé semana tras semana el día que nos reunimos por primera vez.

Creo que la lección más importante que aprendí es que mientras mayor sea el retorno en relación a la inversión que vas a hacer, es más probable que pierdas.

Habiendo estudiado sobre negocios, economía, inversiones, rentabilidad, ventas… ya sabía esto. Me cegué ante las ganas de, no sólo ganar mucha plata, sino también de hacer mi primer concierto internacional y que mi ego siga creciendo.

Tiro un par de recomendaciones y espero prevenir al menos un desastre como el que yo sufrí:

Asesorate bien, aunque eso signifique ganar menos de lo que planeás. Por lo menos el 50% de los conciertos internacionales generan pérdidas, si no te asesorás vos vas a estar en la mitad triste.
Tus socios tienen que ser de confianza. Conozco demasiados casos de gente que se borra cuando las cosas van mal. En este caso, yo no fui el que firmó los contratos con la banda ni con los proveedores, muchos se hubieran desentendido de la situación y “que se joda el otro”.
Tenés que tener un colchón económico importante. Calculá al menos el triple del caché del artista. Si el costo de una banda es de 15K dólares, tenés que tener al menos 45K dólares disponibles para hacer el show.

¿Por qué publico mi historia?

Porque emprender no siempre son historias felices

Por suerte ya estoy recuperado del golpe económico a la hora de publicar este post. Durante un año le mentí a (casi) todo el mundo sobre como me fue con el concierto. La presión social de emprender es demasiado grande como para que la gente se entere que no siempre te va bien.

Gracias a grandes historias como “My startup failed, and this is what it feels like…” y “The Aftermath of a Medium Post About your Failed Startup” decidí salir del closet de la derrota (?) y contar esta historia.

No se cuando voy a volver a hacer un concierto internacional, pero estoy seguro que me va a ir mejor.

Fuente: http://bit.ly/conciertosriesgos